Em 21 de março de 2024, o IBRI – Instituto Brasileiro de Relações com Investidores – realizou um webinar sobre comunicação assertiva para relações com investidores. A MZ, visando sempre empoderar os profissionais de relações com investidores, traz um resumo sobre a palestra e algumas considerações adicionais.
Conteúdo
Renato Avanzi iniciou o webinar abordando a construção do conteúdo de uma apresentação. A primeira etapa da construção é a definição do objetivo da apresentação e seu público-alvo, visando a assertividade. Uma apresentação de resultados, por exemplo, pode aparentar ter um objetivo óbvio: abordar os resultados, mas isso não necessita de um apresentador, visto que as pessoas podem acessar o conteúdo de sua casa. Dessa forma, é necessário avaliar quais os pontos focais da apresentação e a mensagem que se deseja transmitir.
No que tange ao público-alvo, embora o público de uma Equipe de Relações com Investidores comumente seja de investidores e analistas, há uma diferenciação entre eles. Terão investidores individuais, investidores que estão representando uma empresa, analistas sell-side, entre outros, e o objetivo da apresentação deve mudar de acordo com o perfil desse público. O histórico de apresentações anteriores, pesquisas na internet e até mesmo o networking, serão de grande ajuda nesse sentido.
O tempo de exposição é outro ponto importante quando se está formulando uma apresentação. É importante prezar pela dinamicidade, para que o conteúdo não se torne maçante e a atenção do público seja perdida. No caso de uma apresentação de resultados, por exemplo, é interessante que o tempo de exposição dos resultados seja breve, apontando apenas os principais destaques, dedicando um maior tempo para a sessão de perguntas e respostas. Esse tempo de exposição dos resultados pode ser breve porque os materiais de divulgação já foram publicados no website da Companhia, e provavelmente o público já checou os números. Renato Avanzi deixou uma dica no webinar do IBRI: começar dizendo que você será breve, causando uma sensação de “alivio” no público e reforçando a atenção do mesmo na sua apresentação.
Algo que pode ajudar nessa escolha de conteúdos e balanceamento do tempo é a classificação dos conteúdos em essencial, importante e interessante. Quando falamos do desempenho de uma empresa, há muita coisa a ser dita, mas para a apresentação é necessário resumir. É nesse momento em que deve ser avaliado o tempo disponível e a expectativa do seu público. Falar sobre benefícios do tema em pauta é essencial, já que não há forma melhor de prender a atenção do outro do que falando de vantagens e benefícios que ele pode ter ao prestar atenção no que é dito. Falar sobre pautas mais exatas como crescimento de faturamento, por exemplo, é importante, mas é interessante que seja feito de uma forma humanizada, para prender a atenção do público.
Um último ponto importante para o sucesso de uma apresentação é a preparação do apresentador, com treino da entonação vocal, estudo do conteúdo e antecipação de possíveis perguntas. Essas são estratégias que aumentam a confiança e assertividade do apresentador. Também é importante avaliar quem é o apresentador ideal de acordo com o objetivo da apresentação e o público-alvo. A participação do C-Level em conferências de resultado e Investor Days, por exemplo, é muito estimada pelos investidores e analistas, pois é um momento em que se pode entender melhor a estratégia e as perspectivas da Companhia.
Formato
Robledo Tonelli, especialista em design de apresentações também participou do webinar do IBRI, e trouxe diversos pontos de atenção. Ele destacou a necessidade de um conteúdo bem estruturado para garantir um design eficaz, ressaltou que é crucial entender que uma apresentação não é simplesmente um documento de texto transformado em slides, mas sim uma narrativa visualmente atraente e impactante. Enfatizou que as apresentações priorizam as imagens para envolver o público, sendo necessário manter a criatividade e clareza. É essencial manter o alinhamento visual, simplificar textos para duas linhas, utilizar imagens, ícones e seguir as diretrizes de design da marca, para não deixar a apresentação poluída.
A escolha do fundo da apresentação e da fonte utilizada deve ser de acordo com o ambiente em que será realizada a apresentação. Uma apresentação em um auditório, uma sala de reuniões ou apenas de forma virtual exige formatos e fontes distintas.
O uso de imagens em apresentações é muito bem-vindo, pois quanto mais visual a apresentação, melhor para chamar a atenção do público e manter a apresentação dinâmica. O próprio PowerPoint possui um banco de imagens e ícones, além de sites gratuitos de banco de imagens como Freepik e Pexels, que são compatíveis com o PowerPoint e podem auxiliar nesse processo.
A formatação deve ser padrão durante a apresentação, assim como na utilização de estilos de imagens, caso haja necessidade de alterar o estilo de imagem de uma imagem, por exemplo, de uma imagem com bordas para uma sem, não realizar essa mudança no mesmo slide. Há importância em criar um padrão na apresentação para manter a memória do público.
Também é importante se atentar ao tamanho do arquivo da apresentação, pois dependendo da quantidade de imagens e vídeos, a apresentação pode ficar muito pesada, dificultando seu envio e abertura. Para diminuir o tamanho das apresentações, é interessante checar se existem templates que não estão sendo utilizados e que podem ser excluídos – o que pode ser analisado no “slide mestre” do PowerPoint, caso seja essa a ferramenta utilizada.
E a importância do Storytelling
O storytelling é uma técnica de comunicação que se utiliza de narrativas para transmitir mensagens, ideias ou experiências de maneira envolvente e cativante. Em contraste com a mera enumeração de fatos ou dados, o storytelling incorpora elementos como personagens, tramas, emoções e conflitos, visando estabelecer uma conexão emocional com o público-alvo. Ao apresentar uma história, seja por meio de palavras, imagens, vídeos ou outras formas de mídia, o propósito é prender a atenção da audiência, fomentar a empatia e tornar a mensagem mais memorável e impactante.
As narrativas possuem um grande poder emocional e uma característica marcante que permanece na memória das pessoas por longo tempo. Uma história bem contada durante uma apresentação pode ser mais lembrada do que os próprios detalhes da exposição, uma vez que as histórias têm a capacidade de perdurar na mente das pessoas, deixando um traço de memória duradouro.
Aristóteles identificou quatro elementos-chave nesse mecanismo narrativo: introdução, complicação, clímax e desfecho, ressaltando a importância de uma trama conflituosa para fixar na memória e engajar o público. Ao adaptarmos esses conceitos ao contexto contemporâneo, compreendemos que toda história necessita de um conflito ou problema para manter o interesse da audiência. Este conflito pode emergir de diversas fontes, como diferenças religiosas, condições climáticas adversas ou pressões do mercado. Identificar o antagonista da história, que pode ser um concorrente ou uma força externa, é fundamental para desenvolver uma narrativa envolvente.
No entanto, toda história também requer um herói, alguém que encontre uma solução para o dilema apresentado. Este herói pode ser um indivíduo, uma equipe ou uma empresa, desde que represente uma resposta ao conflito abordado. Assim, através do uso eficaz do storytelling, é possível criar narrativas impactantes e duradouras que ressoam com o público e inspiram a ação. Mas como se faz isso em RI? Através da narrativa do como estávamos, problemas enfrentados e como saímos de tal situação, tornando a empresa o herói da narrativa da apresentação.
Resumindo
As Equipes de Relações com Investidores e o C-Level realizam apresentações constantemente, seja internamente, seja para investidores e analistas. Devido a isso, devem se atentar a alguns pontos que fazem diferença para o sucesso de um evento, palestra ou exposição.
Para garantir uma apresentação eficaz, é viável adotar um checklist que abrange diversos pontos-chave. Isso inclui a definição clara dos objetivos da apresentação, compreensão detalhada do público-alvo, habilidade de gerenciamento do tempo para garantir uma exposição concisa e impactante, além da valorização dos aspectos essenciais do conteúdo.
Outro ponto importante é a preparação pessoal do apresentador, que deve se dedicar a praticar e aprimorar sua comunicação e habilidades de apresentação. Ao seguir esses tópicos, é possível criar apresentações que não apenas informam, mas também cativam e deixam uma impressão duradoura.
No caso de apresentações de resultado, é recomendado que o tempo de exposição seja bem planejado, visando uma breve exposição dos resultados e um tempo maior para a sessão de perguntas e respostas, visto que os analistas de mercado e investidores provavelmente já viram os resultados e tem outras conferências para participar.
Além disso, é necessário avaliar cuidadosamente quais apresentadores são ideais para cada tipo de apresentação. Por exemplo, se o objetivo principal é comunicar a estratégia, os objetivos e as perspectivas da empresa, a participação do C-Level pode ser crucial. Isso não só proporciona uma proximidade valiosa com o mercado, mas também oferece a oportunidade de esclarecer quaisquer dúvidas que possam surgir durante a apresentação.
Essas são algumas considerações sobre a importância das apresentações, sejam de resultados ou institucionais, para contar um pouco sobre a companhia. Esperamos ter ajudado e estamos sempre à disposição!
Equipe Estudos MZ
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Sobre a MZ
A MZ (www.mzgroup.com.br) é o maior player global independente e o líder em soluções de relações com investidores (RI).
A Companhia, fundada em 1999, ultrapassou a marca de 2.000 websites publicados, servindo atualmente mais de 800 empresas e gestoras de investimento em 12 bolsas de valores.
Com o propósito de empoderar estratégias de RI, a MZ entrega tecnologias inovadoras e atendimento excepcional aos clientes, assegurando parcerias de longo prazo.
