Com certeza, ao longo de sua vida, você já ouviu alguém dizer:
“Você precisa ser multitarefa, dessa maneira há ganho de produtividade” ou “você deve saber lidar com diversas demandas ao mesmo tempo”.
Minha contribuição é desbancar essa grande falácia que, já adianto, só faz gerar atrasos e acúmulo de trabalho, além de frustrações.
Por muito tempo essas afirmações foram seguidas e cobradas de trabalhadores, até que em 1994 um psicólogo experimental e cientista cognitivo chamado Harold Pashler conduziu um estudo no qual solicitava que um grupo realizasse uma tarefa simples de apertar um botão quando uma luz acendesse, e o segundo grupo deveria apertar diferentes botões de acordo com a cor da luz. Como resultado, o tempo envolvido nas ações do segundo grupo deu o dobro do tempo coletado no primeiro grupo. Portanto, o cientista chegou assim na conclusão de que há uma limitação cognitiva nos seres humanos, um tipo de gargalo de atenção que acaba interferindo na performance.
Não precisamos ir muito longe para te provar isso. Basta realizarmos um teste simples e fácil de ser feito, usando apenas papel, caneta e algo para medir seu tempo de execução:
Escreva de 1 a 15 em algarismos arábicos, de I a XV em algarismos romanos e por fim, escreva as letras de A a O. Peço que faça esse exercício 2 vezes, não importa a ordem de execução que você escolha, desde que faça das duas maneiras, de acordo com a figura 1.
Figura 1 – Exemplo de execução por linhas e colunas
Fonte: Autor.
Com certeza você levou menos tempo fazendo a lista por colunas, e a explicação é simples. Fazendo a sequência por colunas não há troca de contexto, logo, você foca em uma linha de raciocino por vez, do início ao fim. Contrastando, então, com afirmações errôneas de que é melhor ser multitarefa e fazer todos os itens por linha onde, a cada item que você escreve há um raciocínio diferente e faz emergir o gargalo cognitivo que nós, seres humanos, temos.
Ser multitarefa é prejuízo para um time em todos os aspectos, seja nas entregas, no financeiro ou até mesmo na satisfação pessoal por nunca conseguir cumprir com um prazo e sempre sofrer pressão por isso.
Em um dos trabalhos escritos pelo psicólogo e cientista da computação Gerald M. Weinberg, é ilustrada a seguinte tabela de desperdício nas trocas de contexto.
Tabela 1 – Desperdício nas trocas de contexto
| Número de Projetos Simultâneos |
Porcentagem de Tempo Disponível por Projeto |
Perda por troca de Contexto |
|---|---|---|
| 1 | 100% | 0% |
| 2 | 40% | 20% |
| 3 | 20% | 40% |
| 4 | 10% | 60% |
| 5 | 5% | 75% |
Fonte: SUTHERLAND, J. Scrum: The art of doing twice the work in half the time. [s.l.] Random House Audio Publishing Group, 2014. Alterado pelo autor.
Sim, toda essa perda por troca de contexto é um enorme prejuízo que todos nós temos quando tentamos fazer diversas tarefas ao mesmo tempo.
Como dizem os grandes líderes, temos que parar de começar as coisas e começar a finalizá-las.
A grande estratégia para um time de desenvolvimento não cair nessa armadilha é limitar o trabalho em progresso, o famoso WIP – Work in Progress, afinal, como aprendemos anteriormente, cada indivíduo é capaz de finalizar apenas uma tarefa por vez com qualidade e assertividade. Logo, um time de desenvolvimento deve limitar o trabalho em progresso pela quantidade de desenvolvedores que compõem o time. Dessa forma, nunca haverá mais trabalho em andamento do que o time consegue suportar.
Já a parte da gestão deve trabalhar em conjunto com a equipe para que essa cultura seja seguida e respeitada. O trabalho a ser feito é priorizar tarefas de modo que atinjam expectativas das partes interessadas ou stakeholders e, ao mesmo tempo, siga uma ordem lógica de desenvolvimento. Dessa forma, as tarefas são filtradas pelo gestor e só é passado ao time o que de fato gera valor e tem de ser feito.
São práticas simples de serem executadas, mas que geram resultados instantâneos, evita desperdícios, faz com que o clima organizacional da equipe seja saudável e por fim, gera a tão esperada produtividade.
Fernando Alencar
PO/M
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